Annotationen dienen, falls sie nicht für persönliche Anmerkungen genutzt werden, der Kommunikation zwischen Autor und einem anderen Leser oder Koautor. Dies trifft natürlich insbesondere auf unser angestrebtes Ziel einer Lernumgebung als ,,knowledge building community`` zu, in der Gruppen von Studenten gemeinsam an einem Problem arbeiten.
Welche Erkenntnisse können wir aus der Disziplin, die sich schon länger mit der Beziehung ,,Autor(en) -- Dokument`` auseinandersetzt, nämlich ,,Computer-Supported Collaborative Writing``, übernehmen?
griffen die Frage auf, welche Arten von Kommunikation zwischen Autoren nötig sind, um die erfolgreiche Zusammenarbeit zu ermöglichen, und wie diese vom Computer unterstützt werden sollten. Annotationen werden dabei als eine der vier häufigsten von Autoren benutzten textlichen Meta-Information genannt, die den jeweiligen Status des Schreibprozesses kommunizieren.
Als ein Aspekt der Kommunikation wurde genannt, daß die Intention eines Textteiles erkennbar sein muß. Ist der Text des Koautors eine Anmerkung oder soll er bereits Teil des Dokumentes sein? Erschwerend kommt der unterschiedliche Schreibstil (ausformulierte Sätze vs. einzelne Wörter) hinzu.
Diese Mehrdeutigkeit resultiert daraus, daß das Dokument sowohl bearbeitetes und sich entwickelndes Artefakt als auch Kommunikationsmittel ist. Da wir jetzt noch nicht mehr als das Annotieren ermöglichen wollen, können wir erst einmal festhalten, daß eine Anmerkung aufgrund ihres Mediums oder ihrer Form eine andere Bedeutung erhalten kann, als vom Autor intendiert, und daß Meta-Informationen klar vom Dokument unterscheidbar sein müssen. In einer Lernumgebung, in der mehrere Studenten (gleichzeitig) an einem Dokument arbeiten, muß diese Problematik ernster genommen werden.
Ebenso ist der Kontext, in dem eine Notiz gemacht wird, häufig für die Interpretation wichtig. Eine kurze Annotation könnte nur verstanden werden, wenn das gesamte Dokument bis zur benannten Textstelle gelesen wurde. Damit tauchen zwei Probleme auf. Erstens ist die Annotation ohne dieses Dokument unverständlich. Zweitens könnte der Sinn der Annotation verändert werden, wenn die Textstelle, auf die sie sich bezieht, verändert wird. Leider gehen auf das Problem der Versionsverwaltung von Dokumenten nicht weiter ein.
Letzlich hat die Wahl des Mediums Auswirkungen auf die Repräsentations-, Interpretations- und Nutzungsmöglichkeiten. Zum Beispiel werden gesprochene und geschriebene Anmerkungen für unterschiedliche Zwecke benutzt und haben andere Vor- und Nachteile. Aufgeschriebene Anmerkungen können umsortiert werden, wohingegen Sprache linear ist. Genauso fallen handschriftliche Annotationen auf gedrucktem Text auf. Autoren können anhand der Handschrift unterschieden werden. Variationen der Schriftfarbe bieten weitere Ausdrucksmöglichkeiten .
Schreibstil und Stiftart werden auch von als wichtige Ausdrucksmittel genannt.
Von ihnen werden auch zwei wichtige Punkte in den Beziehungen zwischen Autoren und Dokument aufgezeigt. Zum einen wird das Dokument mit seinen Annotationen als ,,shared artefact`` bezeichnet, über das eine indirekte Kommunikation zwischen den Autoren, zusätzlich zur jeweiligen Interaktion mit dem Artefakt, erfolgt. Dadurch können sowohl die gemeinsame Aufgabe entwickelt als auch einzelne Rollen und Vorstellungen vermittelt werden.
Zum anderen wird die Bedeutung der ,,referential identity`` herausgestellt, d.h. daß Bezüge auf Dokumententeile für alle Beteiligten gleich sind. Dies wird in einem ,,face-to-face``-Treffen normalerweise durch Zeigen auf entsprechende Textstellen gewährleistet. Als Lösungen für die asynchrone Zusammenarbeit werden ,,conversation spaces`` -- separate Dokumente, welche zu gewissen Textabschnitten, z.B. ,,abstract`` oder Kapitel, angelegt werden -- oder in das Dokument eingebundene (,,embedded``) Verweise auf Annotationen genannt, wobei letzteres wegen der direkteren Beziehungen zu annotierten Textstellen bevorzugt wird.
Mehrere Annotationen zur gleichen Textstelle könnten aber wieder in solchen sequentiellen ,,conversation spaces`` strukturiert werden, die dann über einen eingebetteten Verweis zugänglich sind. Eine Idee, die den Argumentationsstrukturen von SEPIA ) ähnelt. Dort werden Anmerkungen aber in einem Graphen statt in einer linearen Liste visualisiert.
Außerdem werden noch ,,topic-specific conversation spaces`` genannt, die verhindern sollen, daß ein Autor von einer Fülle sich wiederholender oder auch widersprechender Anmerkungen erschlagen wird. Koautoren könnten die Anmerkungen anderer lesen und ihre Anmerkungen dem passenden Thema zuordnen . Leider gehen die Autoren nicht darauf ein, ob die themenorientierten Annotationen immer noch beliebigen Textstellen zugeordnet werden können.